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税理士法人 中央会計社 株式会社 筒井経営会計

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【常識②】伝票・帳簿は毎日つける
 
(1)小口経費は一ヵ月分をまとめて計上する
 
経費精算を一ヵ月でまとめて行うようになれば、作業効率をアップさせることができます。
例えば、交通費を小口現金で精算する場合、現金出納帳にその都度記帳しますが、まとめて精算できれば一つの仕訳で済むので、仕訳数を大幅に削減することができます。
 
しかし、まとめて精算するのは以下の二点を実行してこそ、効果があります。
 
①キャッシュレス
現金の出し入れをなくし、振込扱いにすることで、日々の記帳がなくなります。また、通帳に記録として残すことができるため、後でまとめて経理処理をすることができるようになります。
 
②ルール違反に注意
「少額経費はまとめて計上していい」というと、次のような取り扱いをする会社があります。
経費精算を小口現金で行い、月末に現金出納帳を科目ごとに集計、経費科目を月の合計額で会計ソフトに入力するという方法です。
確かに仕訳の数は減りますが、この方法では会計上のルール違反が生じてしまいます。
それは、現金出納帳と総勘定元帳の毎日の現金残高が一致しなくなるということです。
個人レベルでは大きな問題にはなりませんが、会社の場合、正確に残高を表していないことになり、青色申告の要件を満たしていないということになります。
 
 
(2)支払日は月に一度にする
 
ほとんどの会社は、相手の支払い条件に合わせて支払いを行っていますが、取引先の支払い条件はさまざまです。よって、支払日や決裁者への承認などがその分異なり、支払い業務にとって手間のかかる作業といえます。
仕入先や外注先に対しては、原則的にこちらに決定権があるため、会社の支払日を月一度に決めてしまえば、業務の手間を省くことができます。
また、支払日を入金日の後に設定しておくことで資金繰りの改善にもつながります。
(3)会計処理は毎月3つのことだけでいい
 
経理処理と聞くと沢山取引があるように思えますが、実際の業務は売上と仕入の計上と現金の出納記録、手形の管理のみです。
 
①     売上・仕入の計上
基本的に請求書を見ながら処理を行うので、関連部門に早めに請求書を回してもらえるように要請しておきます。
 
②入出金の記録
入金については、通帳に印字された振込先と金額を見れば、ほとんどが売り上げの回収なので簡単に処理できます。支払については、振込明細と請求書を確認し、処理します。また、支払日を一度に決めれば、その日の振込明細を見るだけでその月の支払いが分かります。
 
③     手形管理
手形決済の会社は、振り出した手形の金額と期日の管理、受け取った手形の割引きや裏書の記録もしておきます。
 
経理業務の効率化を図ることは、作業時間の短縮だけではなく、会社の流れをみやすくすることにも繋がります。
 
次回は、「ステップアップのための管理削減」
について解説します。