電子取引情報を電子保存することが義務化される動きが昨年ありましたが、義務化が2年間延長されるという内容が2022年の税制改正によって適用となりましたので、その内容についてご紹介します。

まず電子帳簿保存法とは何かといいますと、原則紙で保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

電子帳簿保存法では電磁的記録による保存は大きく3つの種類に区分されています。

 

①電子帳簿等保存

自社で作成した帳簿や決算書、契約書、請求書控えなど

②スキャナ保存

他社から紙でもらった領収書や請求書など

③電子取引★

他社からデータ受領した領収書や請求書など

 

①②の保存方法は任意で電子保存することが可能となっておりますが、その保存要件がきびしく、中小企業では紙で保存することがほとんどだったかと思います。

 

今回の税制改正で義務化される動きがあったのは③の電子取引についてです。

電子取引とは、下記のようなものが対象となります。

・取引先からメールで受け取った請求書

・ネットで購入した際の領収書（Amazon、楽天など）

・ネットで確認できるクレジットカードやスマホアプリ決済の利用明細

 

2021年までは紙で保存すればOKでしたが、2022年からは電子保存が義務化される動きがありました。

しかし、昨年12月に公表された税制改正大綱では令和5年12月31日までは従来通り紙での保存が可能となり、令和6年1月から義務化となりました。

 

この電子取引の電子保存方法には2つの要件があり、2年後の義務化に備えて今から電子保存に慣れておく必要がありますのでご紹介させていただきます。

 

・検索要件

1.保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

2.電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

①取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できること

②日付または金額の範囲指定により検索できること

③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

 

・真実性の要件

1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う

2.取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく

3.訂正や削除を確認できるシステムまたは訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

4.訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用を行う

 

検索要件について

要約すると、次のようになります。

真実性の要件：このデータは唯一無二であり改ざんできないことを証明出来るようにしておく

検索要件：検索すればいつでも見れる状態にしておく

 

これから要件を満たすための方法をお伝えしていきます。

真実性の要件を満たすためには真実性の要件1.～4.のどれかを満たしておく必要があります。

真実性の要件1.～3.についてはタイムスタンプまたはシステムの導入が必須となりますが、コストがかかる上、税制面でもメリットはないので現実的ではありません。

なので真実性の要件4.の事務処理規定を定める方法をおすすめします。

事務処理規定は国税庁でフォーマット（word）が公開されておりますので、こちらを導入しておくことで要件を満たせます。

国税庁HP：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

 

検索要件を満たすためには2つ方法があります。

①エクセルなどで管理する方法です。

 

 

連番	日付	金額	取引先	備考
①	20220131	110,000	㈱霞商事	請求書
②	20220210	330,000	国税工務店㈱	注文書

 

このようにエクセルで入力していつでも検索できるように記録しておく方法です。

 

②ファイル名に年月日・取引先・金額をつけて保存

例）20220131＿㈱霞商事＿110,000

このように電子データを受け取った際にファイル名を例のように変更して保存しておく方法です。

 

どちらか運用しやすい方法で検索要件を満たしましょう。

ネット（Amazon、楽天など）で購入した履歴を電子データで保存する方法は各サイトが運用しやすいように今後改良されていくと思われます。

 

例外として基準期間売上高が1,000万円以下の事業者についてはこの検索要件は不要となります。（真実性の要件は必要）

 

 

長々とご説明しましたが令和6年1月1日までには運用開始していただく必要がありますので、今から徐々に慣れていただくと義務化の際にスムーズかと思います。