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税理士法人 中央会計社 株式会社 筒井経営会計

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前回、経理業務の改善すべき3つの常識をあげましたので順番に解説します。
 
【常識①】立替経費は小口現金で精算する
 
は、なぜNGなのか?
 
(1)小口現金を廃止する
 
現金があるだけで、現金の出し入れをする担当者を置かなくてはなりません。
担当の社員は、経費精算の依頼を受けると、領収書記載金額を金庫から払い出し、立て替えた人に支払います。そしてその都度、取引内容や支払額などを現金出納帳に記録するとともに、金庫の現金を数えて現金出納帳の残高と照合しなければなりません。
 
さらに、経費精算の際には、金庫にいつも釣り銭があるとは限りません。釣り銭をあらかじめ準備したり、足りない場合には自分の財布から釣り銭を出すようなケースもあるのです。また、金庫内の現金と出納帳残高が合っていない場合に、まず疑われるのは金庫担当社員です。盗難や数え間違いなどの度に、疑惑の目を向けられることもあります。
 
小口現金があると便利なようですが、このように、それを管理するという煩わしい仕事が生じているわけです。
 
(2)経費精算のコストを考えてみる
 
たとえば経理担当者が100 円のボールペン代を精算するのに、5分間かかった場合、下記の計算のように約200 円のコストがかかってしまっているのです。これでは、ボールペンを300 円で買っているようなものです。
 
●経理担当者の人件費(給料、賞与、社会保険)を時給に換算する
 
480 万円(年間人件費) ÷ 12 カ月 ÷ 154 時間(1 ケ月の労働時間)
= 2,597 円(時給)
 
●100 円のボールペン代の精算を5分かけて行った場合
 
2,590 円(時給) ÷ 60 分 × 5分 = 216 円
※ボールペン1本にかかるコスト:100 円 + 216 円 = 316 円
 
 
(3)経費精算はルールを決める
 
①例えば、経費精算をする際にExcel等の表計算ソフトを使い、締め日と提出期限を決めて行う方法があります。そして精算額は立て替えた人に給料とあわせて振り込みをします。
給料振込は、ほとんどの会社で行われており、そこに立替経費をプラスするだけで、支払いに関して新たな作業は発生しません。
これで、毎日の経費精算が、毎月決まった日に集中して処理でき、なおかつ管理が面倒
だった小口現金を廃止することができるようになるのです。立替経費を給料とあわせて銀
行振込で扱うようにすることで、まさに一石二鳥の効果があるのです。
 
②給料明細に項目を追加
社員には、給料と一緒に立替経費が振り込まれることになるので、わかるように区分し
て表示する必要があります。
したがって、給料明細の支給欄に「立替経費」という項目を1つ追加します。
この立替経費は、当然、社員個人の税金や社会保険の対象にはなりませんので、非課税
項目として集計してください。
 
一般的に、税理士が会社の経理業務に対し助言をすることはあまり多くありません。しかし、様々な業種・会社の経理の実態を最も知っているのが税理士です。中央会計社の顧客様はもちろん、他の税理士の先生に依頼されている方も、一度見直しの相談をされてはいかがでしょうか。
 
次回は、【常識②】伝票・帳簿は毎日つける・・・?
について解説します。